I. Qui est concerné ?
Depuis le 1er janvier 2018, est obligatoire l’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
L’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales.
II. Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel le professionnel enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis (non professionnels).
Concrètement, il convient de distinguer les systèmes qui permettent de mémoriser des opérations d’encaissement (soumis à l’obligation) de ceux qui ne permettent pas une telle mémorisation (non soumis à l’obligation). Le système dit « manuel » (bande de caisse, livre de caisse manuscrit…) n’est donc pas visé.
Pour les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
III. Existe-t-il une obligation d’acquérir un logiciel de caisse sécurisé ?
Une telle obligation n’existe pas. L’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est donc pas obligatoire.
Cependant si le professionnel décide d’avoir recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients, il entre dans le champ d’application de cette obligation et devra donc mettre à jour son système de caisse, si ce dernier le permet, ou en acquérir un conforme.
IV. Où peut-on trouver la liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés ?
La liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés sont consultables sur le site internet de chaque organisme accrédité par le COFRAC (instance nationale d’accréditation) pour certifier les logiciels :
- AFNOR certification, accréditation n°5-0030, pour le
référentiel "NF 525 " : http://infocert.org/index.phpoption=com_content&view=article&id=5&Itemid=454
- Laboratoire National de Métrologie et d’Essais
(LNE), accréditation n°5-0012, pour le référentiel "référentiel
de certification des systèmes de caisse" :
https://www.lne.fr/recherchecertificats/accueil ?lang=FR&prov=LNE
V. L’attestation individuelle de l’éditeur doit-elle
respecter un certain formalisme ?
L’attestation doit être individuelle, c’est-à-dire délivrée nominativement au professionnel. L’attestation doit être établie par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse ou par son représentant légal lorsqu’il s’agit d’une société. Elle doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Elle doit indiquer précisément :
- le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système
- la date d’acquisition du logiciel ou système. L’attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter, pour y mentionner notamment son identité complète).
L’attestation doit être conforme au modèle disponible à l’adresse suivante :
VI. Que faire si mon éditeur de logiciel ne m’a pas encore envoyé d’attestation ?
La loi n’impose pas aux éditeurs cette délivrance spontanée. Si l’éditeur n’adresse pas d’attestation à l’utilisateur, il appartient à ce dernier de la lui réclamer. Néanmoins, si le système utilisé est conforme mais qu’il n’est pas en mesure de fournir l’attestation lors du contrôle, la loi prévoit que l’amende ne doit pas être appliquée si le professionnel la communique dans les 30 jours qui suivent la notification du procèsverbal du contrôle.
VII. L’attestation de mon éditeur peut-elle être limitée dans le temps ?
Dans les faits, l’attestation n’a pas à être renouvelée annuellement, mais elle le sera en fonction des changements mineurs ou majeurs apportées au logiciel. Dans le cas où la modification du logiciel est telle que les fonctionnalités techniques assurant la sécurisation, l’inaltérabilité, la sauvegarde et l’archivage des données sont altérées, on parlera d’une version majeure qui doit faire l’objet d’une nouvelle certification. Toute nouvelle version majeure du logiciel ou système doit donner lieu à l’établissement d’une nouvelle attestation visant expressément cette version.
VIII. Comment est calculée l’amende ?
Le montant de l’amende en cas de défaut de justification est fixé à 7 500 €. L’amende s’applique par logiciel ou système de caisse concerné. Lorsque plusieurs logiciels ou systèmes de caisse différents sont détenus, l’amende est due pour chaque logiciel ou
système de caisse différent pour lequel le professionnel ne justifie pas du respect des conditions par la production d’une attestation individuelle.