Lors de la rupture du contrat de travail, l’employeur doit remettre aux salariés plusieurs documents.
I. Le certificat de travail
Le certificat de travail est délivré à l’expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non.
Le certificat de travail comporte obligatoirement les mentions suivantes :
• le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur ;
• le nom et l’adresse du salarié ;
• la date de délivrance ;
• le lieu de délivrance ;
• une mention signalant le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance (risques décès, incapacité de travail, invalidité) pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficiait ;
• la date d’entrée (période de stage rémunérée ou période d’essai incluse) ;
• la date de sortie du salarié dans l’entreprise (la date de sortie correspondant à la fin du préavis, effectué ou non) ;
• la nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste) avec les périodes correspondantes ;
• la signature de l’employeur.
Le certificat de travail est « quérable » : l’employeur doit tenir ce document à la disposition du salarié lequel doit venir le chercher. Pour des raisons de preuves, l’employeur précisera, par écrit au salarié où et quand ce document sera disponible.
Le défaut de délivrance du certificat de travail expose l’employeur :
• à une amende, prononcée par le Tribunal de Police, de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale ;
• au versement de dommages et intérêts au profit du salarié.
II. L’attestation Pôle emploi
Ce document est obligatoirement remis au salarié par l’employeur à la rupture du contrat de travail. Il est nécessaire au salarié pour déterminer et faire valoir ses droits aux prestations d’assurance chômage.
Les formalités à accomplir dépendent du nombre de salariés dans l’entreprise :
• jusqu’à 9 salariés, l’employeur peut s’adresser à l’agence Pôle emploi dont il dépend et continuer à recourir au format papier, ou la transmettre en ligne.
Si l’attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit être adressé immédiatement à Pôle emploi.
• à partir de 10 salariés, l’attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi (sauf impossibilité pour une cause étrangère à l’employeur).
L’attestation doit être remise dès la fin du contrat. La cour de cassation estime que l’attestation d’assurance chômage est quérable et non portable.
L’employeur doit donc transmettre l’attestation d’assurance chômage à Pôle Emploi. Cependant, cette démarche ne dispense pas de la remise au salarié d’un exemplaire.
En cas de retard, le salarié est en droit de réclamer des dommages-intérêts, étant précisé que le simple constat d’un décalage entre la rupture du contrat de travail et la remise de l’attestation suffit à établir le retard.
Par ailleurs, l’employeur qui ne remet pas l’attestation d’assurance chômage risque une amende de 1 500 €.
III. Le reçu pour solde de tout compte
Ce document obligatoire fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail : indemnité de rupture, salaire afférant au mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, prorata d’éventuelles primes...
Il est établi en double exemplaire, signés par les deux parties, dont l’un est remis au salarié.
Mention doit en être faite sur le reçu.
Ce document a un effet libératoire : si les conditions de validité sont respectées, le salarié qui ne le dénonce pas par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent sa signature, ne peut plus par la suite contester en justice les sommes qui y sont mentionnées.
Le reçu doit être obligatoirement daté lors de sa remise au salarié, après la rupture du contrat.
Lorsqu’il n’est pas fait mention de la date de signature, le reçu est dépourvu d’effet libératoire
Comme les autres documents de fin de contrat, le reçu pour solde de tout compte est seulement quérable, et non pas portable. Ce qui signifie que l’employeur a seulement l’obligation d’informer le salarié qu’il tient le reçu à sa disposition mais n’a pas à le lui
faire parvenir.