Avec la généralisation de l’informatique et du numérique dans les établissements CHR, il devient intéressant d’encadrer leur utilisation par les collaborateurs par une Charte informatique. Le GHR vous donne les 5 bonnes raisons d’annexer une Charte informatique à votre règlement intérieur.
- Encadrer l’utilisation des outils informatiques
Adresse mails, utilisation d’internet, ordinateurs fixes ou portables, tablettes ou téléphones portables, les supports informatiques sont de plus en plus nombreux dans les établissements CHR. Il est donc nécessaire que les collaborateurs connaissent les règles pour leurs usages.
- Respecter un équilibre entre les usages privées et professionnels de ces outils
Il est recommandé aux entreprises de tolérer un certain usage privé des outils informatiques et numériques mis à disposition dans le cadre professionnel. Néanmoins les contours de cet usage privé doivent être communiqués et acceptés par les collaborateurs, notamment pour ne pas mettre en danger la sécurité du système informatique interne et le fonctionnement général de l’établissement.
- Bien gérer les adresses génériques
Dans les établissements CHR, des adresses génériques sont souvent créées (par exemple pour la réservation). Le fonctionnement de ces adresses peut être plus strict que pour les adresses nominatives. De même pour les nouveaux outils comme les tablettes et les téléphones portables mis à disposition des collaborateurs pour un usage précis (carnet de serveur numérique, menus numériques, planning de nettoyage des chambres…) Ces règles doivent être connues et acceptés par les collaborateurs, via la Charte informatique.
- Informer des obligations de l’établissement en matière de protection des données
Avec l’entrée en vigueur du Règlement Général de Protection des Données (Lire notre article sur le RGPD), les entreprises voient leurs obligations en matière de protection des données personnelles se renforcer. La première des obligations est l’information aux personnes dont les données sont collectées, tels les collaborateurs.
- Sensibiliser les collaborateurs à la cybersécurité
La sécurité du système informatique et la protection des données personnelles nécessitent que chaque collaborateur soit informé des bonnes pratiques de cybersécurité (Lire notre article sur un Kit officiel de sensibilisation à la cybermalveillance) Le modèle de Charte informatique proposé par le GNI pour les établissements CHR contient une annexe dédiée à la cybersécurité.
Vous trouverez le modèle de Charte informatique CHR ci-dessous. Ce modèle doit être modifié au nom de votre société (éléments en bleu) et amendé en fonction de la réalité informatique de votre établissement (éléments en vert). Cette Charte informatique est à annexer à votre règlement intérieur (Voir ici notre article proposant un modèle de Règlement intérieur) et à communiquer à ce titre à tous vos collaborateurs actuels et futurs.