Vous souhaitez installer un système de vidéosurveillance au sein de votre établissement ? Attention vous devez préalablement solliciter une autorisation auprès de la préfecture et avez des obligations d’information vis-à-vis de vos salariés et de votre clientèle.
Deux régimes juridiques sont applicables selon que l’installation d’un système de vidéosurveillance concerne un lieu public ou ouvert au public ou un lieu privé (non ouvert au public).
1° - Distinction entre lieu public et lieu privé.
- S’il s’agit d’un lieu public ou ouvert au public :
Si les caméras filment des lieux ouverts au public (espaces d’entrée et de sortie du public, zones marchandes, comptoirs, caisses), le dispositif doit être autorisé par le préfet du département (le préfet de police à Paris).
Cette autorisation sera valable pendant 5 ans, et il vous appartiendra d’en demander le renouvellement.
La liste des pièces à transmettre dépend du nombre de caméras que vous souhaitez installer (plus ou moins de 8) et si elles filmeront la voie publique.
Le formulaire à remplir dans tous les cas est le document CERFA n°13806*04 que vous trouverez à cette adresse : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_13806.do
Vous pouvez transmettre votre demande en ligne :
http://www.interieur.gouv.fr/Videoprotection/Tele-procedure .
https://www.televideoprotection.interieur.gouv.fr/gup/PhpVideo/TeleDeclaration/cnxAccueil.php
Par ailleurs, il est obligatoire de signaler à votre clientèle la présence de caméras de vidéosurveillance dans votre établissement (conf modèle joint).
Les fichiers numériques ne pourront pas être conservés plus d’un mois.
- S’il s’agit d’un lieu privé (non ouvert au public) :
Les systèmes de caméras de vidéosurveillance des employés - qui filment un lieu fermé au public (lieux de stockage, zones dédiées au personnel, salle de coffre) et permettent l’enregistrement et la conservation des images sur support numérique - n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 mai 2018, date d’entrée en application du RGPD.
Si l’organisme qui a mis en place des caméras a désigné un Délégué à la protection des données (DPO), ce dernier doit être associé à la mise en œuvre des caméras.
Le commerçant doit inscrire ce dispositif de vidéosurveillance dans le registre des traitements de données qu’il doit tenir.
- Concernant la mise en place d’un système de vidéosurveillance dans un lieu mixte (lieu ouvert au public qui comporte également des zones privées), il convient (i) de demander une autorisation auprès de la préfecture de Police et (ii) d’inscrire ce dispositif de vidéosurveillance dans le registre des traitements de données qu’il doit tenir et de se faire accompagner dans la mise en place de ce système du DPO désigné.
2° - Information des représentants du personnel
En cas de représentants du personnel dans l’entreprise, ceux-ci doivent être consultés car l’installation d’un système de vidéosurveillance entraîne une modification des conditions de travail, ceci relevant des compétences des délégués du personnel ou du comité d’entreprise.
Les représentants du personnel doivent être consultés, pour avis, sur les moyens ou les techniques permettant de contrôler l’activité des salariés.
3° - Information des salariés[1]
Les salariés de l’entreprise doivent être informés au moyen d’un panneau affiché de façon visible dans les locaux de l’existence du dispositif, des destinataires des images ainsi que des modalités concrètes d’exercice de leur droit d’accès aux enregistrements visuels les concernant. (conf modèle joint)
Doit également être effectuée une information individuelle par une lettre remise à chaque salarié de l’entreprise.
4° - Information de la clientèle
La clientèle de l’établissement doit être informée de la présence de caméras de vidéosurveillance par un affichage lisible, clair et permanent.
Cet affichage doit également indiquer auprès de quelle personne chaque client peut s’adresser en cas de réclamation.
En cas de non-respect de toutes ces règles, l’installateur s’expose à des sanctions. (conf modèle joint)
Un système de vidéosurveillance installé sans autorisation préalable peut être soit démonté soit éteint de force à l’occasion d’un contrôle des services de police ou des Douanes. Injonction est alors faite de requérir l’autorisation préalable auprès de la Préfecture.
En cas de sanction disciplinaire prise à l’encontre d’un salarié à la suite d’une faute commise, établie par le visionnage des écrans de contrôle ou des bandes d’enregistrement, pourra être contestée au motif que le salarié n’avait pas été informé des moyens de contrôle existants dans l’entreprise.